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电邮通信注意事项

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电邮通信,快捷方便,造成许多人从来不为对方着想。垃圾邮件繁生,也给收信人带来烦恼。请留意下面的事项,减轻对方的负担,让通讯流畅,轻松愉快。

1)填上标题。
邮箱通常先显示邮件的标题。邮件上标题,方便对方处理信件。尤其是重要邮件,容易引起对方注意。邮箱显示标题,长度有所限制,切忌长长臭臭。如果邮件的各项内容都放入标题,显示出来的部份可能是不明不白的断句,与垃圾邮件相当。简洁清楚的标题,点明邮件的主要内容,能给对方许多方便。

2)附件。
从前,超过1百万字节(1M)的信,都不能寄出,现在,千万字节以上的邮件,可以到处乱发。百万字节以上的附件,下载花费时间。好心为收信人考虑,寄发千万字节的附件以前,先向对方征询;可以从网页下载的附件,不妨只寄发网页地址。如果是整本大书,应该录进光盘,通过邮局寄出。有心传送书本,把它录制成光盘,花些邮费寄出,更见友情。

3)盲抄送(BCC)。
小心应用盲抄送(BCC)。盲抄送(BCC)可以防止邮箱落入垃圾网,也会使收信人不知道甚么人接收同一封信。如果信件内容平常,盲抄送不伤大雅。如果是交流见解,盲抄送等于在收信人(to:)不知道的情况,暗中通知他人信件的内容,对收信人不友善。

4)回应电邮。
为了阻止接收垃圾邮件,各人的邮箱都在不同程度上拒收邮件,有时也会无意中自动删除应该接收的邮件。此外,一些地方的电邮伺候电脑也不传送某些邮址的邮件。因此,接到一些从未交往的亲友的电邮,必须尽快回应。当你繁忙时,至少可以回复“谢谢”、“收到”,甚至空白信,免得对方无从判定邮件已经送到。

5)群信。
用群信可以一封信寄给众多收信人,方便众人交流,也方便垃圾邮件滥用群信的所有邮址。请留意防护对方的邮址落入垃圾网。与众人交流,收信人没有回应群信的义务,不要以为别人没有反应就是认可自己的见解。没有接到反对的回应,也不要武断自己的见解正确。

电邮交流评论,各人的观点会有所不同,言论不要令人产生反感,才会有交换见解的意义。



自强不息 力求上进

2009年12月24日首版 Created on December 24, 2009
2009年12月24日改版 Last updated on December 24, 2009